Fazer organograma empresarial pode melhorar a eficiência da equipe e aumentar a produtividade. Essa ferramenta de gestão também pode ser útil para o planejamento estratégico, já que permite que os gestores visualizem a estrutura organizacional e as relações entre os setores. Para elaborá-lo, é importante seguir algumas dicas, como definir um objetivo claro, mapear as estruturas de cargos ou atividades a serem monitoradas e escolher o formato mais adequado.
O organograma empresarial é um gráfico da estrutura hierárquica com a representação dos diferentes elementos que compõem uma organização. Ele engloba a maneira como a companhia organiza seus times, cargos, departamentos, áreas e hierarquia interna no geral. Além disso, pode conter dados sobre quem é responsável por cada atividade e como os diferentes segmentos da empresa estão interconectados.
Fazer o onboarding de novos funcionários, estruturar o plano de carreira e gerenciar os recursos da equipe são alguns dos objetivos dessa ferramenta. O intuito é garantir que a equipe exerça suas funções do modo mais eficiente possível e alcance metas.
Portais especializados em assuntos como gestão empresarial, recursos humanos e administração mencionam o livro “Comportamento Organizacional: a dinâmica do sucesso das organizações” e outros materiais de Idalberto Chiavenato para esclarecer que a estrutura organizacional pode transformar a mentalidade e a conduta dentro de uma empresa.
O organograma, nesse sentido, ajuda a revelar que a maneira como os times lidam com as suas tarefas é impactada pela forma como a companhia elenca seus processos, estabelecendo uma relação de interdependência. Os pilares desse mapeamento incluem a hierarquia de cargos, as linhas de comunicação – conexões que interligam postos, departamentos e funções – e as unidades de serviço, que apresentam o nome de um colaborador, função e setor.
Para elaborar um organograma empresarial é necessário estabelecer um objetivo, escolher o formato mais adequado, selecionar dados para criar o mapa e usar ferramentas digitais para facilitar o processo. Ao seguir essas dicas, a empresa pode criar um quadro claro e visualizar a estrutura das relações interdepartamentais, por exemplo, para promover uma comunicação interna mais eficiente, uma distribuição mais assertiva de responsabilidades e um ambiente laboral mais produtivo.
1. Defina o objetivo do organograma
Entender claramente o objetivo do organograma empresarial ajuda a identificar quais elementos devem constar nele. Se a ideia é criar um mapa para visualizar as relações entre as pessoas e os departamentos, é importante ressaltar as conexões e interações entre as diferentes áreas da empresa, destacando as linhas de comunicação e a hierarquia existente, por exemplo.
Já se o intuito é utilizá-lo como um guia para elencar as responsabilidades de cada função, é preciso incluir informações sobre as atribuições de cada cargo e mostrar quem é responsável por quais atividades e como elas se relacionam na estrutura organizacional. Uma vez que todos os membros do time compreendam a finalidade do desenho, é possível começar a construí-lo.
2. Escolha o formato mais adequado
Existem diversas formas de exibir as informações da empresa no organograma, sendo importante escolher um formato para inserir esses dados. Para isso, é válido considerar o tamanho da empresa, por exemplo.
Isso porque o número de colaboradores e de camadas da hierarquia tem influência no modelo do organograma. Empresas de pequeno porte costumam fazer desenhos lineares, enquanto que as grandes organizações contam com várias camadas.
Além disso, existem diferentes modelos de organogramas em formato de árvore, barra, gráfico, círculo e ramificação. Alguns são mais apropriados para visualizar relações entre pessoas ou tarefas, enquanto outros são opções para mostrar a hierarquia, cabendo à empresa optar por aquele que melhor se adeque às suas necessidades.
3. Selecione informações para criar o mapa
Para criar um organograma, é preciso coletar as informações que devem constar ao montar o mapa. Essa dica é importante para elaborar um desenho correto, que atenda ao objetivo traçado. Criar uma lista com cada cargo e seus respectivos níveis hierárquicos, subordinados e programas, bem como as responsabilidades de cada um é uma maneira de começar.
4. Use ferramentas digitais para facilitar o processo
Existe uma variedade de ferramentas para montar um organograma empresarial. A maioria delas tem recursos básicos que possibilitam fazer o desenho digitalmente.
Com a ajuda de softwares, é possível criar e editar o mapa de forma rápida. Esses recursos podem ser utilizados para colocar títulos, inserir imagens da equipe, criar divisões por áreas de trabalho específicas e organizar as informações e dados de cada membro do time de colaboradores.
Visualizar essa quantidade de informações sobre o sistema organizacional em um só lugar permite aos gestores tomarem decisões mais assertivas e embasadas. Com isso, é possível implementar mudanças necessárias e melhorar a produtividade da empresa.
Fonte: Varejo S.A
